En Colombia, según lo estipulado en el artículo 422 del Código de Comercio, todas las organizaciones deben convocar y realizar una asamblea ordinaria del órgano social principal. Esta reunión se organiza con la finalidad de que sean aprobados los estados financieros generales al 31 de diciembre del año anterior. Asimismo, las cuentas anuales deben estar correctamente certificadas y dictaminadas, en caso de disponer de un revisor fiscal, así como es necesario presentar las notas correspondientes.  

Además, el máximo órgano social es responsable de designar al revisor fiscal y llevar a cabo este nombramiento para el periodo correspondiente. Luego, la reunión correspondiente debe realizarse como máximo el 31 de marzo de cada año. 

Las sanciones por incumplimiento 

La autoridad competente podrá imponer una sanción de hasta 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes cuando se omita el nombramiento del revisor fiscal. Estas sanciones, de un máximo de 284,7 millones de pesos (en torno a 62.577€), están apoyadas por el artículo 86 de la Ley 222 de 1995. 

De igual manera, las decisiones tomadas en las asambleas ordinarias serán invalidadas cuando se hayan incumplido los requisitos legales, tal como se establece en el artículo 190 del Código de Comercio de Colombia. 

La convocatoria 

Las asambleas ordinarias y juntas de socios son eventos fundamentales para la toma de decisiones dentro de las sociedades comerciales en Colombia. La convocatoria es la citación formal de estas reuniones, que deben cumplir ciertos requisitos legales y formales establecidos según el tipo societario. 

Las convocatorias pueden ser realizadas por administradores, representantes legales, revisores fiscales, asociados que representen más del 10% de participación, la Superintendencia de Sociedades o el órgano que ejerza control permanente sobre la sociedad.  

Asimismo, la citación deberá ser enviada con antelación a todos los asociados sin excepción, a través de los mecanismos de comunicación previstos en los estatutos (carta, correo electrónico, fax, etc.). En cambio, si no está estipulado, se hará una publicación en un diario de amplia circulación (S.A, Limitadas, Colectivas, en Comandita) o vía una comunicación escrita para cada accionista (S.A.S.). Estas notificaciones deben realizarse respetando los plazos legales establecidos, que van de 5 a 15 días con el fin de garantizar el derecho a la inspección.

Formulación de la convocatoria 

La citación de las convocatorias deberá contener la siguiente información: nombre de la sociedad y quién convoca; fecha, hora y lugar de la reunión; temas a tratar en la reunión; y la disposición de documentos (por el derecho de inspección), entre otros.  

En resumen, la correcta convocatoria de las reuniones y juntas de socios es fundamental para garantizar la legalidad y transparencia en la toma de decisiones.  

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