Recibir una factura a través de Peppol no implica que debas aceptarla automáticamente. Aunque la facturación electrónica sea obligatoria entre empresas situadas en Bélgica, sigue siendo importante impugnar con rapidez y de forma correcta los errores o los importes incorrectos. Los empresarios e inversores tienen que acordarse de la regla de oro: impugnar las facturas a tiempo, por escrito y de forma verificable.
Desde enero de 2026, la facturación electrónica entre empresas belgas se realiza a través de la red Peppol. Sin embargo, esto no cambia un principio jurídico importante: quien no esté de acuerdo con una factura recibida debe impugnarla de forma oportuna y clara. De lo contrario, la factura puede considerarse aceptada, lo que podría dar lugar a la obligación de pagarla.
Un estado técnico no es una objeción jurídica
El software de contabilidad actual facilita el tratamiento digital de las facturas. Por ejemplo, puede marcar una factura como rechazada, bloqueada o pendiente. Sin embargo, ese estado técnico en su software no equivale automáticamente a una objeción jurídicamente válida.
Peppol es, ante todo, una red segura a través de la cual las facturas se intercambian directamente entre sistemas. La propia red no ofrece ningún mecanismo que permita impugnar legalmente una factura. Por tanto, un estado interno no garantiza que su proveedor esté al tanto de sus objeciones concretas.
Entonces, si se desea impugnar una factura de forma efectiva, debe asegurarse de que la objeción llegue realmente al proveedor.
Impugnación por escrito y con claridad
La impugnación de una factura debe realizarse por escrito; por correo electrónico o, si la situación lo requiere, mediante carta certificada. Un correo electrónico bien argumentado puede ser suficiente, pero es importante que más adelante pueda demostrar que el proveedor lo recibió. Además, en el escrito debe referirse claramente a qué factura se refiere (el número y la fecha de la factura como mínimo). A continuación, algunas razones por las que se permite impugnar una factura:
- trabajos o servicios que no se realizaron;
- cantidades incorrectas;
- un precio que no se ajusta a las condiciones acordadas;
- bienes o servicios entregados de forma incompleta o defectuosa;
- una factura duplicada o injustificada.
Cuanto más concreta sea la justificación, más sólida será la posición ante el proveedor. Asimismo, siempre que sea posible, se adjuntará la documentación relevante: una hoja de pedido, un presupuesto, un contrato o un justificante de entrega.
Cumplimiento de plazos
En el ámbito B2B, se establece plazo razonable, que depende de las circunstancias concretas. Como referencia práctica, suelen mencionarse plazos de 7 a 14 días, aunque en algunos casos puede justificarse un plazo de hasta un mes. Por eso, lo más prudente es reaccionar en cuanto se detecte un error.
En el proceso también puede contemplarse la revisión de las condiciones generales y cualquier contrato subyacente. Pueden establecer plazos o formalidades específicos para impugnar facturas, y estas disposiciones pueden ser muy importantes para la sociedad ubicada en Bélgica.
Documentación y prueba de recepción
Lo ideal es que la empresa pagadora pueda demostrar que su objeción llegó efectivamente al proveedor. Por ello, al enviar un correo electrónico, conviene solicitar un acuse de recibo o confirmación de lectura a través de la red Peppol. Una respuesta del proveedor en la que reconozca su reclamación también resulta, evidentemente, muy útil.
En cambio, si se opta por una carta certificada, se recomienda cuidar el justificante de envío y la información de seguimiento.
En esta fase, por último, incluso se invita a documentar la correspondencia posterior. Si el proveedor responde a su reclamación, es importante no descuidar el seguimiento. Esa correspondencia puede ser decisiva si finalmente surge un litigio.
Establezca acuerdos claros con su gestor
Un buen flujo interno de gestión de facturas es al menos tan importante como la propia impugnación legal. La mejor optimización del tiempo es evitar que las facturas se procesen automáticamente sin que nadie compruebe que su contenido es correcto.
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