La correcta presentación de los estados financieros ante la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros (SCVS) es una obligación formal para las compañías constituidas en Ecuador. Esta norma constituye una parte fundamental del cumplimiento normativo empresarial.  

Este proceso no solo permite el ejercicio de control por parte del órgano regulador, sino que también promueve la transparencia y la confianza entre los actores del mercado. 

Marco normativo 

La Ley de Compañías, en el artículo 20, estipula que todas las entidades sujetas a la regulación y control de la SCVS tendrán la obligación de enviar los estados financieros. Esta acción debe completarse en el primer cuatrimestre de cada año. Además, las empresas también tendrán que compartir copias autorizadas de los siguientes documentos: informes de gestión y las nóminas de administradores, representantes legales y socios o accionistas.  

Plazos para la presentación 

Se encuentra activo el sistema para carga y envío de los Estados Financieros, correspondientes al ejercicio 2024, en el portal web del ente regulador. Por tanto, todas las compañías que se encuentren bajo el control de la Superintendencia deberán realizar el registro hasta el 30 de abril de 2025. 

Sanciones y penalizaciones 

Las compañías, que pasada la fecha límite no hayan cumplido con la obligación de presentación, podrán estar sujetas a una sanción de hasta 12 salarios básicos unificados (en torno a $5.640; 4.896,6€). Asimismo, a estas empresas se las podrá incluir en el Informe de Obligaciones Tributarias por incumplimiento. 

Plataforma digital: acceso y operación 

El cumplimiento de esta obligación se realizará únicamente en línea, a través del portal web de la SCVS, mediante las credenciales de acceso entregadas a los correspondientes representantes legales de cada compañía. Los documentos requeridos para compartir con la institución son los siguientes: 

• Estados financieros firmados por el representante legal y contador colegiado (en formato PDF). 

• Notas explicativas a los estados financieros. 

• Acta de Junta General de Socios o Accionistas donde se aprueban los estados financieros. 

• Informe de Auditoría Externa, únicamente para compañías que, por su volumen de activos, tipo de actividad o volumen de ingresos, se encuentren sujetas a la realización de una auditoría financiera anual. 

• En caso de grupos económicos o compañías con subsidiarias, deberá incluirse consolidación de información. 

Recomendaciones técnicas para la presentación 

La adecuada presentación de los estados financieros en Ecuador representa una excelente oportunidad para prevenir posibles problemas futuros en el país. Por lo tanto, cada empresa debe hacer lo siguiente: 

• Verificar que los archivos estén en formato PDF no protegido, legibles y correctamente rotulados. 

• Utilizar el plan contable vigente, asegurando la correcta clasificación de las cuentas. 

• Verificar la razonabilidad, integridad, comparabilidad y coherencia entre el estado de situación financiera, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, flujo de efectivo y notas aclaratorias. 

• Revisar la vigencia de la firma electrónica del representante legal y del contador. 

Buenas prácticas corporativas 

Luego, aparte de centrarse en la correcta presentación de los estados financieros en Ecuador, las sociedades pueden prevenir cualquier contratiempo con un correcto mantenimiento a lo largo del año. Por ello, siguiendo estos pasos, se ahorrará tiempo en la declaración de los informes correspondientes: 

1. Planificación interna: coordinar con el área contable y el auditor externo (si aplica) desde enero para evitar contratiempos. 
2. Auditoría interna previa: planificar revisiones preliminares antes de la aprobación en junta general. 
3. Archivo digital corporativo: mantener un repositorio digital interno con respaldos en formato oficial. 
4. Supervisión del proceso: el área de cumplimiento o control interno debe monitorear que el proceso se haya ejecutado correctamente y dentro del plazo. 

Cumplir con la presentación de los estados financieros no solo evita posibles multas, sino que también refleja una administración empresarial ética y responsable, alineada con los principios de transparencia, sostenibilidad y gobernanza corporativa.  

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